Política de Privacidad

Aplicación Archivador de comprobantes — RETIE COLOMBIA

Vigente desde el 3 de septiembre de 2026.

1. Responsable

El responsable del tratamiento de los datos descritos en esta política es RETIE COLOMBIA, con correo de contacto certificadosretiecolombia@gmail.com.

2. Alcance

Esta política aplica exclusivamente a la aplicación de escritorio Archivador de comprobantes, de uso interno de RETIE COLOMBIA. La aplicación no se ofrece al público, no tiene registro de usuarios y solo se conecta a las cuentas de correo de la empresa cuyos titulares la autorizan expresamente.

3. Qué datos de Google se consultan

Cuando el titular de la cuenta de correo autoriza la aplicación, esta puede acceder, mediante la API de Gmail, a:

• Los encabezados de los mensajes del buzón: remitente, destinatario, asunto y fecha.
• El cuerpo de los mensajes, únicamente para determinar si contienen un comprobante de pago.
• Los archivos adjuntos de los mensajes identificados como comprobantes.
• Las etiquetas del buzón, para crear y aplicar la etiqueta que marca los correos ya archivados.

La aplicación no accede a contactos, calendario, archivos de Google Drive, fotografías ni a ningún otro servicio de la cuenta de Google.

4. Para qué se usan

Los datos anteriores se usan con una única finalidad: archivar los comprobantes de pago recibidos por correo electrónico y llevar su registro contable interno. En concreto:

• Guardar el archivo adjunto en una carpeta del computador de la empresa, con un nombre uniforme.
• Registrar en un archivo CSV local la fecha, el remitente, el asunto y el nombre del archivo guardado.
• Aplicar una etiqueta al correo procesado para no volver a descargarlo.

Los datos no se usan para publicidad, elaboración de perfiles, analítica, entrenamiento de modelos de inteligencia artificial ni para ninguna finalidad distinta de la aquí descrita.

5. Qué modifica la aplicación

La aplicación solicita el permiso gmail.modify. La única escritura que realiza sobre el buzón es agregar una etiqueta a los mensajes ya procesados. La aplicación no envía, no responde, no reenvía, no mueve ni elimina correos. El permiso gmail.modify no habilita la eliminación definitiva de mensajes.

La aplicación puede configurarse en modo de solo lectura (gmail.readonly), en cuyo caso no realiza ninguna escritura sobre el buzón.

6. Dónde se almacenan y por cuánto tiempo

Todo el almacenamiento es local, en el disco del computador de RETIE COLOMBIA donde se ejecuta la aplicación:

• Los comprobantes descargados y el archivo CSV de control se conservan mientras la empresa los necesite como soporte contable, conforme a los plazos de conservación aplicables en Colombia.
• El token de autorización de Google se guarda en un archivo local con acceso restringido al personal autorizado de la empresa.

RETIE COLOMBIA no opera servidores para esta aplicación. Los datos obtenidos de Google no se transmiten fuera del equipo donde se ejecuta la aplicación.

7. Con quién se comparten

Con nadie. Los datos obtenidos de las APIs de Google no se venden, no se ceden, no se publican ni se transfieren a terceros, salvo requerimiento de autoridad competente conforme a la ley colombiana.

8. Uso limitado de los datos de las APIs de Google

9. Seguridad

Las credenciales de la aplicación y el token de autorización se conservan únicamente en el equipo de la empresa y no se comparten por correo, mensajería ni repositorios de código. Si se detecta una filtración, RETIE COLOMBIA revoca de inmediato el identificador de cliente en la Consola de Google Cloud y emite uno nuevo.

10. Cómo revocar el acceso

El titular de la cuenta de correo puede retirar la autorización en cualquier momento desde myaccount.google.com/permissions, seleccionando Archivador de comprobantes y pulsando Quitar acceso. A partir de ese momento la aplicación deja de poder leer el buzón. Los comprobantes ya archivados en el computador de la empresa permanecen allí como soporte contable.

También puede solicitar la eliminación de datos ya archivados escribiendo a certificadosretiecolombia@gmail.com, sin perjuicio de los deberes legales de conservación de soportes contables.

11. Derechos de los titulares

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, los titulares de datos personales tratados por RETIE COLOMBIA pueden conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y revocar la autorización otorgada. Las solicitudes se atienden en el correo certificadosretiecolombia@gmail.com.

12. Cambios en esta política

RETIE COLOMBIA puede actualizar esta política. La versión vigente es siempre la publicada en esta página, con la fecha indicada al comienzo.